Veel accountants denken dat ze met scan & herken accountancy software een hoop tijd besparen. Logisch, want vaak lijkt zulke software een slimme oplossing te zijn voor handmatig werk. In de praktijk zorgt het er ook zeker voor dat je minder handmatig werk hoeft te doen. Maar al het handmatige werk overnemen? Nee, dat doet de meeste scan & herken software niet. Zonde, want het kan ook anders.
Toch nog handmatig werk
Waar het in de meeste gevallen fout gaat? De software herkent een groot deel van de facturen niet. Dat is vervelend, want daardoor moet je deze facturen alsnog handmatig invoeren. En worden ze niet automatisch opgesplitst naar individuele facturen, dan kost het je nog meer tijd. Ook komt het regelmatig voor dat een leverancier niet wordt herkend, waardoor je elke factuur moet checken. Allemaal extra werk. Waarschijnlijk neem je het voor lief omdat je het inmiddels gewend bent, maar eigenlijk zou je het liever anders zien.
Ook het verwerken van bonnen met behulp van scan & herken software verloopt niet altijd vlekkeloos. Heeft je klant bijvoorbeeld bij verschillende tankstations getankt, dan moet je per vestiging een nieuwe relatie aanmaken. Dat lijkt zo gepiept, maar stiekem snoept het best wat van je tijd af. Tijd die je liever zou besteden aan andere werkzaamheden, zoals het inhoudelijk adviseren van je klant.
Schakelen & synchroniseren
Tot slot werkt veel scan & herken software op technisch vlak niet optimaal. Werkt het niet intuïtief, dan kan het veel tijd kosten om de software te leren kennen. Ook staat scan & herken software los van je boekhoudpakket. Niet alleen lastig omdat je dan moet schakelen van het ene naar het andere boekhoudprogramma, maar ook omdat de synchronisatie niet optimaal is. In sommige gevallen moet je zelfs een dag wachten totdat bepaalde stamgegevens vanuit het boekhoudpakket gesynchroniseerd zijn met de scan & herken software. Vervelend én het vergroot de kans op fouten.
De oplossing? No hands accounting
Hoe je dan wel makkelijk, snel en foutloos de administratie van jouw klanten kunt verwerken? Met behulp van No hands accounting. Hiermee zeg je definitief vaarwel tegen de schoenendoos vol bonnen en laat je je klanten digitaal hun administratie aanleveren. De intelligente tool leest en herkent vervolgens de informatie uit bonnen en facturen en zelflerende robots doen de rest. Is er een uitzondering? Dan krijg je daar een melding van in het systeem, zodat je alleen deze uitzondering handmatig hoeft te controleren. Zo wordt het mogelijk om tot wel 300 facturen per uur te verwerken. Dat scheelt jou tijd en het geeft je klanten een beter en actueel inzicht in hun administratie!
Over de auteur
